Optimalisasi Arsip Surat Masuk dan Keluar di Kantor Keurahan Sonraen, Kecamatan Amarasi Selatan Kabupaten Kupang melalui Pendekatan Observasi dan Pendampingan
DOI:
https://doi.org/10.54082/jamsi.1998Kata Kunci:
Pengelolaan Arsip, Pelayanan Publik, Surat Masuk, Surat KeluarAbstrak
Kearsipan surat baik yang masuk maupun keluar adalah aspek yang sangat vital dalam menjalankan administrasi layanan publik di tingkat kelurahan. Di Kantor Kelurahan Sonraen, Kecamatan Amarasi Selatan, Kabupaten Kupang, ditemukan beberapa masalah, seperti penggunaan sistem kearsipan yang masih dilakukan secara manual, kurangnya fasilitas yang mendukung, dan tidak adanya pegawai khusus yang menangani arsip. Hal ini berakibat pada rendahnya efisiensi pelayanan serta meningkatnya risiko terhadap kehilangan dokumen-dokumen penting. Topik ini diangkat karena adanya kebutuhan mendesak untuk memperbaiki sistem kearsipan, yang menjadi dasar bagi transparansi serta akuntabilitas dalam memberikan layanan kepada masyarakat. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini menggunakan metode kualitatif seperti observasi, melakukan wawancara, dan menganalisis dokumen. Intervensi yang dilakukan meliputi penataan arsip berdasarkan kategori, penyusunan sistem klasifikasi secara manual, dan pelatihan dalam penggunaan Excel untuk pencatatan. Hasil dari kegiatan ini menunjukkan adanya peningkatan efisiensi pencarian arsip hingga 40% serta perbaikan dalam keteraturan arsip berdasarkan klasifikasi surat. Sistem kearsipan menjadi lebih teratur dan lebih mudah untuk diakses. Temuan ini membuktikan bahwa pengelolaan arsip yang terstruktur dapat berdampak positif terhadap peningkatan mutu pelayanan publik. Temuan ini juga sangat penting sebagai dasar pengembangan sistem administrasi yang lebih profesional dan berkelanjutan di tingkat kelurahan.
Referensi
Annur, S., Ibrahim, & Febrianto, A. (2024). Pelaksanaan Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Di SMP Negeri 55 Palembang. Journal Of Social Science Research, 4(1), 9340–9353.
Azizah, F. N., & Kuswantoro, A. (2021). Economic Education Analysis Journal Terakreditasi SINTA 5 Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar How to Cite Sejarah Artikel. Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar. Economic Education Analysis Journal, 10(1), 65–81. https://doi.org/10.15294/eeaj.v10i1.42853
Azzahra, A. F., Nandang, N. A., & Kasman, A. (2025). Evaluasi Efisiensi Sistem Kearsipan Elektronik dalam Pengelolaan Arsip Dinamis: Studi Kasus Pada Aplikasi SRIKANDI di Institusi Pemerintah. R2J, 7(2), 1303. https://jurnal.ranahresearch.com/index.php/DOI:https://doi.org/10.38035/rrj.v7i2https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/
Bentley, M. A. (2011). No 主観的健康感を中心とした在宅高齢者における 健康関連指標に関する共分散構造分析Title. Journal of Controlled Release, 156(2000), 315–322.
Gunarto, I., & Mudalsih, D. (2014). Konsep Dasar Manajemen Pusat Arsip. Manajemen Pusat Arsip, 1–35. http://repository.ut.ac.id/4101/1/ASIP4319-M1.pdf
Hantoro, N. M. (2013). Perubahan Status Desa Menjadi Kelurahan Dalam Sistem Ketatanegaraan. Kajian, 18(4), 240.
Margareth, H. (2017). UU no 25 tahun 2009 pelayanan publik. Экономика Региона, 32.
Mulyapradana, A., Kharis, A. J., Muafiq, F., Paramita, I. I., & Lestari, M. C. (2023). Sistem Penyimpanan Arsip Untuk Meningkatkan Pelayanan Publik di Kantor Desa Plelen. Jurnal Pemerintahan Dan Politik, 8(3), 221–228. https://doi.org/10.36982/jpg.v8i3.3168
Nanulaitta, D. T., Tousalwa, C. C., & Tjikro, C. I. (2020). Pengelolaan kearsipan surat masuk dan surat keluar pada kantor Pemerintahan Negeri Amahusu dan Negeri Nusaniwe Kecamatan Nusaniwe Kota Ambon. Jurnal Pengabdian Masyarakat Jamak (Manajemen & Akuntansi), 3(02), 269–279.
Prasetya, R. H., & Turyaningsih, Y. (2017). Universitas Jenderal Soedirman.
Rejeki, D. S., Agustine, M., Aminudin, A., Abinowi, E., & Saputry, H. (2024). Analisis Sistem Kearsipan dalam Menunjang Kinerja Aparatur Desa. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 10(1), 1–12. https://doi.org/10.14710/lenpust.v10i1.52871
Rika Widianita, D. (2023). No 主観的健康感を中心とした在宅高齢者における 健康関連指標に関する共分散構造分析Title. AT-TAWASSUTH: Jurnal Ekonomi Islam, VIII(I), 1–19.
Sembiring, R., & Matondang, N. (2021). Pelatihan Efektifitas Operasionalisasi Pemberkasan Surat Bagi Pegawai Di Kantor Kepala Desa Citeras Kec. Rangkasbitung Kab. Lebak -- Banten. Madani : Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 7(1), 15–20. https://doi.org/10.53834/mdn.v7i1.3028
Septiani, N. A., & Haitami, D. (2020). Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Desa Kampung Besar Menggunakan Metode Alphabetical Filing dan Chronology System. Jurnal Ilmiah Universitas Batanghari Jambi, 20(2), 514. https://doi.org/10.33087/jiubj.v20i2.936
Situasi, A. (2024). Optimalisasi pengelolaan arsip dokumen dan penataan lingkungan kerja fisik dalam upaya meningkatkan efektivitas pada kantor sekretariat dprd kabupaten gianyar. 3, 160–165.
Sugiarto, A. Y., Indrawati, C. D. S., & Umam, M. C. (2023). Analisis Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Kecamatan Baki Kabupaten Sukoharjo. JIKAP (Jurnal Informasi Dan Komunikasi Administrasi Perkantoran), 7(5), 478. https://doi.org/10.20961/jikap.v7i5.65139
Unduhan
Diterbitkan
Cara Mengutip
Terbitan
Bagian
Lisensi
Hak Cipta (c) 2025 Maria Albertina Niga Gelalan, Elysabet Somi Kelore, Yohanes Kornelius Ethelbert, Karolus Tatu Sius, Indriyati Indriyati, Kristianus Simon H. Molan
Artikel ini berlisensi Creative Commons Attribution 4.0 International License.
